Solicitud de Certificados

¿Necesitas un certificado académico? Conoce cómo solicitarlo en la UTB en solo 4 pasos.

Paso 1: ¿Qué certificado puedo solicitar?

Consulta aquí los tipos de certificados que expide la Universidad, su costo y el tiempo de expedición de cada uno. Identifica correctamente el documento de tu interés y asegúrate de seleccionarlo en la solicitud.

📩 Si tienes dudas sobre la información contenida en los certificados, puedes escribirnos a registroacademico@utb.edu.co*

* Ten en cuenta que la respuesta a tus consultas puede tardar entre 1 y 5 días hábiles, especialmente en fechas de cierre o inicio de periodo académico.

 Paso 2: Realiza el pago de tu certificado

Para solicitar tu certificado, primero debes realizar el pago correspondiente. Tienes tres opciones:

• Pago en línea por PSE: Haz clic en este enlace para acceder al portal de pagos.
• Pago presencial: Acércate a la Oficina de Tesorería en la Universidad (solo en el campus Tecnológico).
• Solicitud de recibo de pago: Escríbenos al correo serviciosfinancieros@utb.edu.co para recibir tu recibo y realizar el pago en el Banco asignado.

🔹 Recuerda: si necesitas varios tipos de certificados, debes realizar una solicitud independiente (paso 3) para cada uno.

👉 Consulta el instructivo de pagos por PSE aquí.

Paso 3: Solicita tu certificado

Completa el formulario en línea, adjunta el comprobante de pago y, si lo requieres, especifica en el campo de observaciones la información adicional que desees incluir en tu certificado.

ℹ️ Recomendaciones importantes:

• Los datos que ingreses en el formulario deben corresponder al estudiante titular del certificado.
• Si no recuerdas tu ID de estudiante, puedes usar tu número de identificación.
• Asegúrate de escribir tus nombres y apellidos completos tal como aparecen en tu documento de identidad. Esto nos permitirá ubicar tu información correctamente en el sistema.

👉 Accede al formulario de solicitud aquí.

Paso 4: Tu certificado será enviado

Una vez finalizado el trámite, tu certificado será enviado a tu correo institucional. En caso de no contar con correo institucional, será remitido al correo personal registrado en el Sistema Académico Banner.

📌 Ten en cuenta:

• El tiempo de entrega depende del tipo de certificado solicitado.
• Por motivos de seguridad, los certificados solo se entregan al titular de la información, nunca a terceros.

¿Necesitas un certificado financiero en la UTB?

Sigue este paso a paso y realiza tu solicitud de forma fácil y correcta:

Paso 1: Identifica el tipo de certificado que necesitas

 📌 Certificado Financiero

• Constancia de Crédito Educativo: certifica el valor del crédito que posee el estudiante.
• Constancia de Estudio con Valor: certifica el valor pagado por matrícula en el periodo.
• Otros: si necesitas un certificado diferente, especifícalo en el campo de observaciones del formulario.

⏱️ Tiempo de expedición: 5 días hábiles

💲 Valor: $20.000

📌 Certificado Paz y Salvo

• Certifica que el estudiante se encuentra a paz y salvo con la institución.
  ⏱️ Tiempo de expedición: 5 días hábiles
  💲 Valor: $20.000

Paso 2: Realiza el pago de tu certificado

Para continuar con el trámite, debes efectuar el pago a través de una de estas opciones:

• Pago en línea (PSE): Ingresa al portal de pagos aquí.
• Pago presencial: Acércate a la Oficina de Tesorería en la Universidad.
• Solicitud de recibo de pago: Escríbenos a serviciosfinancieros@utb.edu.co para recibir tu recibo y realizar el pago.

🔹 Recuerda: si necesitas varios certificados, debes realizar una solicitud independiente para cada uno.

👉 Consulta el instructivo de pagos por PSE aquí.

Paso 3: Solicita tu certificado

1. Diligencia el formulario correspondiente según el tipo de certificado:
   • 👉 Formulario de solicitud de certificado de paz y salvo
   • 👉 Formulario de solicitud de certificado financiero

2. Adjunta el comprobante de pago en el formulario.

Paso 3: Recibe tu certificado

• Una vez validada tu solicitud, recibirás el certificado en el correo electrónico registrado en el formulario.
• El tiempo de entrega es de máximo 5 días hábiles.
• Por motivos de seguridad, los certificados solo se entregan al titular de la información.

El servicio WES, o World Education Services, es una organización que se especializa en la evaluación de credenciales académicas. Su función principal es evaluar y verificar los títulos académicos y las calificaciones obtenidas en el extranjero para determinar su equivalencia con los estándares educativos de los países en los que se solicita la evaluación. Esta validación se puede realizar para los países de Estados Unidos, Canadá y Nueva Zelanda.

El procedimiento que debe seguir para reportar sus calificaciones en el sistema WES es el siguiente:

1. Crear una Cuenta en WES: Si aún no tiene una cuenta en WES, debe registrarse en su sitio web oficial wes.org. Complete el formulario de registro y siga las instrucciones para crear su cuenta.
2. Solicitar la Evaluación: Inicie sesión en su cuenta de WES y seleccione la opción para solicitar una evaluación de credenciales. Una vez realice la solicitud obtendrá un número de referencia que deberá reportarnos por correo electrónico a registroacademico@utb.edu.co El número de referencia es requerido para todos los documentos, formularios y correspondencia enviados a WES.
3. Realice la solicitud de los certificados: La solicitud de los certificados lo realiza a través de la página de la UTB (https://www.utb.edu.co/perfil-estudiantes/), opción Solicita tus certificados. Allí puede encontrar la lista de certificados que expide la Universidad, costos y tiempo de expedición.
4. Envío de certificados a WES: La UTB a través de un canal de comunicación privado con WES le hace el envío de los certificados solicitados y también le serán enviados al correo electrónico del estudiante.
5. Confirmación de Recepción: Una vez que los documentos hayan sido enviados, WES le enviará una confirmación de recepción.
6. Seguimiento del Estado: Puede rastrear el estado de su evaluación a través de su cuenta en WES. Si requiere alguna asistencia adicional o tiene preguntas sobre el proceso, no dude en ponerse en contacto con el soporte de WES.

📌 Aclaraciones importantes

Traducciones

• La Universidad Tecnológica de Bolívar (UTB) no realiza traducción de documentos académicos.
• Si el trámite ante WES requiere documentos en inglés, el egresado debe gestionar la traducción con un traductor oficial o certificado y realizar el envío directamente a esta entidad.

Envío de documentos

• Como el envío a WES se realiza mediante una plataforma privada y no por correo electrónico, solo se envían los documentos emitidos directamente por la universidad.

Para cualquier duda o requerimiento adicional relacionado con su historial académico, no dude en contactar a la Oficina de Registro Académico de la UTB a través del correo registroacademico@utb.edu.co

El NCEES (National Council of Examiners for Engineering and Surveying) es una organización en Estados Unidos encargada de:

• Evaluar credenciales académicas de profesionales de ingeniería o áreas afines formados en el extranjero.
• Administrar los exámenes profesionales FE (Fundamentals of Engineering) y PE (Principles and Practice of Engineering).
• Gestionar registros profesionales para licenciamiento ante las juntas estatales de EE.UU.

Si necesitas que tu formación sea validada por NCEES, sigue estos pasos:

1. Crear una cuenta en NCEES

Regístrese en el portal oficial de NCEES www.ncees.org y cree una cuenta en la plataforma MyNCEES.

Allí deberá completar su perfil personal y académico.

2. Seleccionar el trámite que desea realizar

Dentro de su cuenta, elija el servicio que corresponda a su necesidad:

• Evaluación de credenciales académicas (Credentials Evaluation).
• Registro para presentar los exámenes FE o PE.
• Creación del expediente profesional (NCEES Record) para licenciamiento.

3. Solicitar documentos académicos en la universidad

Ingresa a la página de la Universidad Tecnológica de Bolívar (UTB) a través del siguiente enlace:

👉 https://www.utb.edu.co/perfil-estudiantes/

En esta sección encontrarás la opción “Solicita tus certificados“, donde podrás gestionar los documentos académicos requeridos para tu trámite ante el NCEES.

 Importante: Todos los datos registrados en la solicitud deben corresponder al estudiante titular.

4. Enviar los documentos a NCEES

Según el trámite seleccionado, NCEES requiere que los documentos académicos sean enviados directamente por la Universidad, no por el egresado. Para esto, ten en cuenta lo siguiente:

📌 Forma de envío

• Envío físico:
  • Si NCEES exige recibir los documentos en físico, la Universidad los enviará en sobre sellado y directamente desde Registro Académico.
  • El egresado debe asumir el costo del envío internacional.
  • Este valor será informado cuando los documentos estén listos, para que pueda realizar el pago correspondiente.
• Envío digital:
  • Si el trámite permite el envío por correo electrónico oficial institucional, la UTB enviará los documentos en digital directamente a NCEES desde su canal autorizado.

📌 Traducciones

• La Universidad Tecnológica de Bolívar no realiza traducción de documentos académicos.
• Si el trámite ante NCEES requiere documentos en inglés, el egresado debe gestionar la traducción con un traductor oficial o certificado.
• Las traducciones pueden enviarse a la UTB de dos formas:
  • Para envío físico: el egresado debe entregarlas a Registro Académico para incluirlas dentro del sobre sellado.
  • Para envío digital: debe enviarlas por correo electrónico para ser adjuntadas en el mismo envío oficial a NCEES.

📌 Importante

• Todas las traducciones deben corresponder fielmente a los documentos oficiales emitidos por la universidad.
• El egresado debe enviar previamente a Registro Académico al correo registroacademico@utb.edu.co su número de referencia NCEES, ya que este dato debe incluirse en todos los documentos enviados.

5. Pago y confirmación del trámite

• Realice el pago del servicio solicitado en la plataforma NCEES.
• Una vez NCEES reciba sus documentos, le enviará una confirmación de recepción al correo registrado.

6. Seguimiento del estado

• Puede consultar el avance del trámite ingresando a su cuenta MyNCEES.
• Si se trata de una evaluación de credenciales, podrá ver si su formación cumple o si requiere completar créditos o cursos adicionales.
• Para exámenes, podrá programar la fecha y lugar para presentarlos.
• Si requiere alguna asistencia adicional o tiene preguntas sobre el proceso, no dude en ponerse en contacto con el soporte de NCEES.

Contacto de apoyo

Si requiere asistencia para el envío de certificados o dudas sobre su historial académico, puede escribir a:

📧 registroacademico@utb.edu.co

Si eres estudiante UTB y cuentas con el beneficio educativo de Ecopetrol, sigue este paso a paso para realizar correctamente la legalización del apoyo:

1. Verifica tu matrícula académica

• Debes contar con asignaturas inscritas y matrícula académica activa para iniciar el proceso.
• Ten en cuenta las fechas de matrícula:
  • Pregrado:
    • Primer periodo: segunda semana de enero hasta segunda semana de febrero.
    • Segundo periodo: segunda semana de julio hasta segunda semana de agosto.
    • Estudiantes nuevos: la UTB carga la matrícula en estas mismas fechas.
  • Posgrado: depende de la programación de cada cohorte (consulta con el Departamento de Mercadeo o la Dirección de tu programa).

2. Escoge el método de legalización

Existen dos formas de realizar el trámite

a. Solicitud del beneficio a través de la UTB

• Ingresa al formulario: Formulario de solicitud Ecopetrol – UTB
• Diligencia la información solicitada.
• La Universidad cargará tus datos en el sistema Kactus de Ecopetrol.

Requisitos para diligenciar el formulario:

• Acceder con tu correo institucional UTB.
• Contar con el comprobante de pago de matrícula en formato PDF o imagen.
• Haber inscrito todas las asignaturas, ya que se reportará información como nivel académico y créditos matriculados.

b. Solicitud de constancia de estudios ampliada

• Solicita en la UTB tu constancia de estudios ampliada una vez tengas las asignaturas matriculadas.
• Presenta este documento a Ecopetrol junto con el comprobante de pago de tu matrícula.

📌 Importante:

La UTB no diligencia formatos externos enviados por Ecopetrol (como el formato GTH-F-148 ni otros). Solo se expiden documentos propios de la Universidad para este proceso.

3. Revisa requisitos adicionales con Ecopetrol

• Debes estar registrado como beneficiario del acudiente (trabajador o pensionado de Ecopetrol) en la plataforma de la empresa, con información actualizada.
• Si ya cumpliste la mayoría de edad y cambiaste tu documento a cédula de ciudadanía, o si apareces como desafiliado/suspendido de los servicios médicos, primero debes reportar esta situación directamente a Ecopetrol.
• En caso de irregularidades, la plataforma no permitirá el cargue de tu información.

📩 Para orientación adicional con Ecopetrol: oficinavirtualdepersonal@ecopetrol.com.co

4. Contacto UTB

Si necesitas apoyo sobre el proceso que realiza la Universidad, puedes escribirnos a:
beneficio.ecopetrol@utb.edu.co

La Universidad Tecnológica de Bolívar pone a disposición diferentes canales para la verificación de información académica y financiera de sus estudiantes y egresados.

👉 Todas las solicitudes deben realizarse por correo electrónico, indicando claramente los datos de identificación del estudiante o egresado (nombres completos, tipo y número de documento, programa académico y periodo de estudio o grado).

1. Verificación de diplomas y actas de grado

Si necesitas verificar la autenticidad de un diploma o un acta de grado expedida por la UTB, debes enviar tu solicitud al correo:

📩 secretariageneral@utb.edu.co

2. Verificación de certificados académicos

 Para validar certificados de estudio, certificados de notas u otros documentos académicos emitidos por la Universidad, la solicitud debe enviarse a:

📩 registroacademico@utb.edu.co

3. Verificación de certificados financieros

Si requieres verificar certificados de paz y salvo, constancias de crédito educativo, certificado financiero u otros certificados de carácter financiero, la solicitud debe dirigirse a:

📩 serviciosfinancieros@utb.edu.co

📌 Recomendaciones generales:

• Adjunta copia del documento a verificar (diploma, certificado o constancia).
• Especifica claramente el motivo o entidad que solicita la verificación.
• Incluye tus datos de contacto para recibir respuesta.
• Los tiempos de respuesta pueden variar entre 3 y 5 días hábiles, según el tipo de documento y el volumen de solicitudes.

✅ Si la solicitud la realiza un tercero (institución, empresa u otra persona), es obligatorio adjuntar la autorización firmada por el estudiante o egresado titular de la información.