1.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La Universidad Tecnológica de Bolívar (UTB), identificada con NIT 890.401.962-0, con domicilio principal en la ciudad de Cartagena de Indias, Colombia, actúa como responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la aplicación móvil UTB App.
La UTB realizará el tratamiento de los datos personales conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o complementen.
2. MARCO LEGAL Y PRINCIPIOS APLICABLES
El tratamiento de los datos personales realizado por la Universidad Tecnológica de Bolívar (UTB) a través de la UTB App se efectúa en estricto cumplimiento de la normativa colombiana vigente y de los principios que garantizan la protección de los derechos fundamentales de los titulares.
Tratamiento de datos de menores de edad:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará en estricto cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o complementen, garantizando en todo momento la prevalencia de sus derechos fundamentales y el principio del interés superior del menor.
El tratamiento se rige por los siguientes principios:
- Legalidad: El tratamiento de datos personales se realiza conforme a la ley y a las disposiciones reglamentarias aplicables.
- Finalidad: Los datos son recolectados y tratados para fines legítimos, específicos y explícitos, previamente informados al titular.
- Libertad: El tratamiento solo se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.
- Veracidad o Calidad: La información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y
- Transparencia: Se garantiza al titular el derecho a obtener información clara y accesible sobre el tratamiento de sus datos.
- Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se limita a personas autorizadas y se realiza conforme a la finalidad establecida.
- Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
- Confidencialidad: Las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales recolectados a través de la UTB App serán tratados de manera lícita, leal y transparente, y utilizados exclusivamente para el cumplimiento de las funciones misionales, académicas, administrativas y de soporte de la Universidad Tecnológica de Bolívar, de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
3.1 Gestión Académica y Administrativa
Los datos personales serán utilizados para:
- Autenticación, identificación y gestión segura de usuarios dentro de la aplicación.
- Consulta y gestión de información académica, tales como notas, horarios, matrícula, historial académico y certificaciones.
- Acceso a servicios universitarios digitales, plataformas institucionales y trámites
- Gestión de procesos académicos y administrativos asociados a la relación del usuario con la
3.2 Comunicación Institucional
Los datos personales serán utilizados para:
- Envío de notificaciones, alertas académicas, administrativas y operativas relacionadas con la vida
- Difusión de información institucional relevante, incluyendo eventos, actividades y oferta académica complementaria, comunicados oficiales y avisos de interés general.
- Comunicación directa con el usuario para el adecuado funcionamiento de los servicios ofrecidos a través de la UTB App.
3.3 Seguridad, Control y Soporte Tecnológico
Los datos personales serán utilizados para:
- Verificación y validación de identidad para el acceso a servicios físicos y digitales de la
- Implementación de controles de seguridad orientados a la prevención, detección y mitigación de fraudes, accesos no autorizados y usos indebidos de la aplicación.
- Gestión, análisis y atención de solicitudes, incidentes y requerimientos de soporte técnico y
- Monitoreo y mejora continua de la seguridad, estabilidad y correcto funcionamiento de la UTB App, en alineación con la política de seguridad.
3.4 Cumplimiento Legal e Institucional
Los datos personales podrán ser tratados adicionalmente para:
- Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, regulatorias o requerimientos de autoridades competentes.
- Atender procesos de auditoría interna o externa, controles institucionales y requerimientos de entes de supervisión.
En ningún caso los datos personales serán utilizados para finalidades distintas a las aquí descritas sin la autorización previa y expresa del titular. En particular, el tratamiento de fotografías, imágenes y registros audiovisuales se encuentra estrictamente limitado a las finalidades informadas en la presente política y para las cuales fueron recolectados, en concordancia con los principios de legalidad, finalidad y proporcionalidad. Dichos datos no serán utilizados para fines distintos, incompatibles o adicionales, ni reutilizados o cedidos sin la autorización previa del titular o sin que medie un deber legal o mandato de autoridad competente.
4. TRATAMIENTO DE PERMISOS Y DATOS ESPECÍFICOS
La UTB App solicita únicamente los permisos estrictamente necesarios para la correcta prestación de sus servicios, garantizando el principio de minimización de datos y el consentimiento informado del usuario.
4.1 Ubicación (Geolocalización)
- Utilizada exclusivamente para servicios asociados al campus universitario, tales como validación de presencia, registro de asistencia georreferenciada o navegación dentro de las instalaciones.
- La aplicación no realizará seguimiento continuo ni rastreo en segundo plano, salvo cuando sea indispensable para un servicio activo previamente informado al usuario.
4.2 Cámara y Video
- Captura y carga de fotografías de perfil
- Escaneo de códigos QR
- Participación en actividades académicas, administrativas o de control de acceso mediadas por tecnología.
- Las fotografías, imágenes y registros audiovisuales recolectados a través de la UTB App serán utilizados única y exclusivamente para las finalidades específicas para las cuales fueron capturados, previamente informadas al titular y autorizadas por este. En ningún caso dichas imágenes serán utilizadas para fines distintos, incompatibles o no relacionados con el propósito original de su recolección, ni serán cedidas, reutilizadas o tratadas sin la correspondiente autorización legal o del titular, salvo cuando exista un deber legal o mandato de autoridad
4.3 Micrófono y Audio
- Uso en funcionalidades de interacción por voz o grabación de contenidos académicos.
- Atención y soporte técnico cuando la funcionalidad lo
4.4 Datos Personales Tratados
- Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de identificación.
- Datos de contacto: correo electrónico personal, correo electrónico institucional y número de
- Datos académicos y administrativos: código estudiantil y demás datos necesarios para la operación de la aplicación.
La UTB no utilizará estos permisos para finalidades distintas a las informadas ni recolectará datos sensibles innecesarios.
5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y ALINEACIÓN CON LA POLÍTICA DE SEGURIDAD
La Universidad Tecnológica de Bolívar implementa un conjunto de medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales tratados a través de la UTB App.
La Universidad Tecnológica de Bolívar prestará especial protección a los datos personales de los menores de edad, aplicando medidas reforzadas de seguridad técnicas, administrativas y organizativas, de conformidad con la Constitución Política de Colombia y la normativa vigente, con el fin de prevenir el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o el uso indebido de dicha información.
Estas medidas incluyen, entre otras:
- Uso de mecanismos de autenticación y control de
- Cifrado de la información durante la transmisión y, cuando aplica, durante el
- Monitoreo de eventos de seguridad y gestión de
- Restricción de acceso bajo el principio de necesidad y privilegio mínimo.
Los datos de ubicación, audio y video son tratados conforme a los controles definidos en la Política de Seguridad de la UTB, garantizando su protección frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido.
El tratamiento de los datos personales realizado a través de la UTB App se encuentra alineado con la Política de Seguridad de la Información de la Universidad Tecnológica de Bolívar, la cual define los controles, responsabilidades y directrices para la protección de la información institucional.
6. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales tratados a través de la UTB App serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política o mientras exista una obligación legal, contractual, académica o institucional que lo justifique.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento o finalizada la relación con el titular, este podrá solicitar la supresión de sus datos personales conforme a lo dispuesto en la normativa vigente.
No obstante, la eliminación total de los datos no procederá cuando exista un deber legal, contractual, académico o institucional que exija su conservación. En estos casos, la Universidad Tecnológica de Bolívar conservará únicamente aquellos datos personales que resulten estrictamente necesarios para garantizar la operatividad institucional, el cumplimiento de obligaciones legales o la atención de responsabilidades administrativas o judiciales, aplicando controles de acceso restringido y medidas de seguridad reforzadas.
Cuando la conservación de los datos personales no sea necesaria para los fines anteriormente descritos, la información podrá ser objeto de procesos de anonimización para fines estadísticos, históricos o de mejora institucional.
La UTB aplica procedimientos internos que garantizan la eliminación, anonimización o conservación controlada de la información, conforme a la normativa vigente y a su política de seguridad de la información.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tratados a través de la UTB App tiene los siguientes derechos:
- Conocer los datos personales que están siendo tratados y el uso que se les
- Actualizar y rectificar la información cuando sea parcial, inexacta, incompleta o induzca a
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos
- Presentar consultas y reclamos ante la UTB por el tratamiento de sus datos
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El ejercicio de estos derechos se realizará conforme a los procedimientos y plazos establecidos en la normativa vigente.
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos mediante la presentación de consultas o reclamos ante la Universidad Tecnológica de Bolívar, a través de la secretaría general.
Las solicitudes deberán ser enviadas al correo electrónico institucional dispuesto para tal fin: secretariageneral@utb.edu.co
8.1 Consultas
- Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.
- En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta.
8.2 Reclamos
- El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos y los datos de
- Será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa.
- Cuando el reclamo esté incompleto, se requerirá al titular para que lo subsane conforme a la
9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
El titular de los datos personales declara que ha sido informado de manera clara, suficiente y oportuna sobre el tratamiento de sus datos personales y autoriza de forma previa, expresa e informada a la Universidad Tecnológica de Bolívar para realizar el tratamiento de los mismos conforme a las finalidades descritas en la presente política.
La autorización se entenderá otorgada mediante:
- La aceptación expresa de la política de privacidad dentro de la UTB
- El uso continuo de la aplicación una vez aceptados los términos y
La UTB conservará evidencia del otorgamiento de dicha autorización, de conformidad con los principios de responsabilidad demostrada (accountability) y trazabilidad.
10. RECOMENDACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN (UX/UI)
Para garantizar el cumplimiento normativo y la alineación con el SGSI:
- Al primer inicio de la aplicación se debe mostrar un resumen claro y comprensible de esta política.
- El usuario deberá marcar obligatoriamente la opción «Acepto los términos y la política de tratamiento de datos personales».
- No se permitirá el acceso ni uso de la aplicación si el usuario no otorga dicha aceptación.
La UTB se reserva el derecho de actualizar esta política, informando oportunamente a los usuarios a través de la aplicación o los canales institucionales.
11. REFERENCIAS NORMATIVAS APLICABLES
El tratamiento de los datos personales por parte de la Universidad Tecnológica de Bolívar (UTB) se fundamenta en las siguientes disposiciones legales colombianas, las cuales establecen el marco jurídico de protección de datos personales:
- Ley 1581 de 2012: Ley general de protección de datos personales en Colombia. Establece los principios, derechos y deberes aplicables al tratamiento de datos personales, así como las obligaciones de los responsables y encargados del tratamiento.
- Decreto 1377 de 2013: Decreto reglamentario de la Ley 1581 de 2012. Regula aspectos relacionados con la obtención de la autorización del titular, el tratamiento de datos recolectados antes de la entrada en vigencia de la ley y las políticas de tratamiento de la información.
- Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Compila y actualiza la normativa relacionada con la protección de datos personales, incluyendo procedimientos para el ejercicio de derechos de los titulares y la supervisión por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales – UTB App se complementa con la Política Institucional de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad Tecnológica de Bolívar, la cual establece los lineamientos generales aplicables a todos los procesos institucionales y puede ser consultada en el siguiente enlace:
Res-N°1-de-2015-Establece-las-politicas-y-procedimientos-en-materia-de-proteccion-de-datos- personales.pdf
Estas normas, junto con aquellas que las modifiquen, sustituyan o complementen, constituyen el marco legal obligatorio para el tratamiento de datos personales realizado a través de la UTB App.
| ELABORÓ: | REVISÓ: | APROBÓ: | |
| Subdirector de Seguridad de
Información |
Director de Tecnologías de Información y
Comunicaciones |
Director de Tecnologías de
Información y Comunicaciones |
|
| CONTROL DE CAMBIOS | |||
| V | FECHA | DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO | RESPONSABLE APROBACIÓN |
| 01 | 20/01/2026 | Creación Política de Privacidad y Tratamiento
de Datos Personales – UTB App |
Director de Tecnologías de
Información y Comunicaciones |
